Digitale Buchführung – So organisierst du deine Buchhaltung papierlos |Buchführung… für viele ein notwendiges Übel und überhaupt kein Spaß. Hinzu kommt, dass alles, was mit Papier und Aktenordnern zu tun hat, besonders umständlich wird, wenn man im Camper unterwegs ist. Aber man kann man das leidige Thema Buchführung auch leichter gestalten.
Die Lösung heißt: Digitale Buchführung.
Warum überhaupt Buchführung?
Viele denken, dass sie die Buchführung nur fürs Finanzamt machen. Stimmt nur bedingt. Natürlich braucht das Finanzamt eine Grundlage, um dich steuerlich zu bewerten. Dafür dient deine Steuererklärung, die du jedes Jahr abgibst. Jeder der zusätzlich unternehmerisch tätig ist, egal ob gewerblich oder freiberuflich, ist verpflichtet, seine Finanzen aufzuzeichnen und beim Finanzamt einzureichen. Das geschieht in Form eines Jahresabschlusses. Allerdings solltest du als Unternehmer auch ein Interesse daran haben, einen Überblick über deine Kosten und Einnahmen zu bekommen. Denn das ist die Grundlage, um überhaupt wirtschaften zu können.
Wie du die dafür notwendige Buchführung effektiv gestaltest und dazu noch papierlos, das erfährst du in diesem Podcast.
Aufbewahrungspflicht
Alle steuerlich relevanten Belege müssen unveränderlich einige Jahre aufbewahrt werden. Der Grund ist, dass das Datenmaterial im Fall einer Betriebsprüfung vorliegen muss. Deswegen gibt es auch die Vorgabe, steuerliche Belege unveränderbar zu archivieren, damit man sie nicht fälschen kann. Bei Papier war das recht einfach: ändern oder fälschen ist eher schwierig. Aber in einer Excel Liste eine Zahl zu ändern geht sehr leicht. Deshalb gibt es verschieden Programme und Apps, die sicherstellen, dass alle Dokumente auch digital unveränderbar aufbewahrt werden können. Ein solches Buchhaltungsprogramm muss „GoBD-konform“ / „revisionssicher“ sein. Wer seine Finanzvorgänge (Auflistung der Einnahmen und der Kosten) in Excel dokumentieren möchte, dem ist die monatliche Erstellung einer Pdf-Datei (inkl. Beschriftung mit Exportdatum) zu empfehlen.
Papierlose Buchführung
Die digitale Buchführung bietet die Möglichkeit für eine papierlose Belegarchivierung.
Möglichkeit 1:
Häufig versenden Unternehmen Rechnungen grundsätzlich digital. Bei vielen online Bestellungen kann man sich die Rechnung über den Benutzer-Account digital auf seinen Computer herunterladen.
Möglichkeit 2:
Es ist ratsam, sofort bei Erhalt eines Papierbeleges, diesen mit entsprechenden Handy-Apps zu scannen. Sie bieten die Möglichkeit, Belege zu zentrieren und zoomen, so dass eine hochwertige Datei entsteht. Empfehlenswert ist die App „Scanbot“, da sie vielseitig und leistungsstark ist. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann die Rechnungen und Quittungen für die Verbuchung über die Datev-Cloud zur Verfügung stellen. Dafür eignet sich die kostenfreie „CIB–Kanzlei-App“, die qualitativ besser als die Scan-App von Datev ist.
Was tun mit dem digital archivierten Papierbeleg?
Auch digitalisierte Belege müssen auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten zur Belegarchivierung:
1. Man erstellt eine „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“. Das ist eine eher aufwendige schriftliche Beschreibung der Abläufe, wie man mit Belegen umgeht (Empfang der Belege, wann/wie/von wem gescannt usw.) mit vielen formellen Vorgaben. Wenn diese Verfahrensdokumentation in korrekter Form existiert, können die meisten Belege nach digitaler Archivierung weggeschmissen werden.
Vorteil von Verfahrensdokumentation: papierfrei, weil die Papierbelege vernichtet sind.
Nachteil von Verfahrensdokumentation: Teuer, da ein Steuerberater oder Rechtsanwalt für die recht aufwendige Erstellung der Verfahrensdokumentation erforderlich ist. Für kleinere Unternehmen ist es deshalb aus Kostengründen nicht interessant.
2. Man sammelt die digitalisierten Papierbelege lose in einem Karton oder großen Briefumschlag und lagert diese Dokumente bei Familie oder Freunden ein.
Vorteil dieser Karton-Archivierung: Sehr einfach und unkompliziert, da keine Verfahrensdokumentation nötig ist. Freier im alltäglichen Handeln, da nicht an strenge Regeln der Verfahrensdokumentation gebunden.
Nachteil ist, dass die Papierbelege gelagert werden müssen.
Von der Belegarchivierung zur Kontierung
Nachdem die Belege archiviert sind, erfolgt die Verbuchung der Einnahmen und Kosten, die im Laufe eines Jahres aufgelaufen sind. Dies kann jeder mit Hilfe von Buchhaltungssoftware selbst erledigen. Fast alle Programme sind Browserlösungen, so dass eine Internetverbindung Voraussetzung ist.
Gute Anbieter sind:
Die Kosten betragen monatlich ca. 20 – 30 Euro. Die Programme haben umfangreiche und nützliche Funktionen, z. B. sind die Bankkontoauszüge innerhalb der Anwendung abrufbar und können so einer bestimmten Rechnung zugeordnet werden. Damit ist ersichtlich, dass sie bezahlt wurden. Außerdem können Angebote und Rechnungen geschrieben und versandt und Belege erfasst und gebucht werden.
Wie kommen die Daten dann zum Finanzamt?
Durch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung werden die Buchführungsinhalte an das Finanzamt übermittelt. Nach Ablauf des Jahres folgt die Einnahmenüberschussrechnung. Die Kosten werden von den Einnahmen abgezogen, um den Gewinn zu errechnen. Der Gewinn ist die Berechnungsgrundlage für die Einkommensteuer. Wer seine Buchhaltungsdaten selbst erstellt, kann sie über das Web-Portal ELSTER direkt dem Finanzamt übermitteln. Nach einem persönlichen Anmeldeverfahren erfolgt die Verifizierung über eine Zertifikatsdatei am eigenen Rechner. Von da an läuft das ganze Verfahren digital. Belege werden seit 2017 nicht mehr aktiv ans Finanzamt geschickt. Viele Buchhaltungsprogramme haben die Schnittstelle zum Finanzamt über ELSTER in ihr Programm integriert.
Alle, die keine Lust haben, die Buchführung selbst zu machen, können sich an einen Steuerberater wenden. Die meisten deutschen Steuerberater arbeiten mit Software des Herstellers „DATEV“. Wenn ein Steuerberater das Verbuchen übernehmen soll, empfiehlt es sich grundsätzlich, mit dem Programm „Datev Unternehmen Online“ zu arbeiten, um die Bereitstellung der Daten und die anschließende Bearbeitung flüssig und effizient ineinander übergehen zu lassen. Es handelt sich um eine Cloud-Lösung, in der Belege archiviert und Online-Banking-Aufgaben erledigt werden und eine Vorerfassung von Belegdaten geschieht. Die Kosten für das Programm inkl. aller Funktionen betragen ca. 15 € im Monat.
Grundfunktion der Datev-Cloud-Lösung:
Der Unternehmer lädt seine Belege in die Datev-Cloud hoch. Das kann über die Handy App (CIB–Kanzlei-App siehe oben) oder über den Internetbrowser vom PC aus geschehen. Die Datev-Cloud funktioniert über Google Chrome sowohl für Windows als auch für Apple einwandfrei. Auf die Belege kann man zukünftig jederzeit zugreifen.
Zusatzfunktionen der Datev-Cloud-Lösung:
Es ist möglich, über „Datev Unternehmen Online“ sein Online-Banking abzuwickeln. Die Kontoauszüge werden in das Programm integriert und die Rechnungspositionen auf dem Konto können einem Beleg direkt zugeordnet werden. So ist ohne Aufwand erkennbar, welche Kundenrechnungen schon bezahlt wurden. Zusätzlich können offene Rechnungen, die schon hochgeladen wurden, im Programm hinterlegt werden, um eine Überweisung zu erstellen. Viele Arbeitsschritte erfolgen automatisch über die Texterkennungsfunktion, so dass man die Vorschläge nur noch bestätigen muss. Die Nutzung dieser Online-Banking-Funktion ist sehr zu empfehlen. Sie trägt zu einer effizienten Arbeitsweise bei, indem man Arbeitsschritte, die so oder so erledigt werden müssen (einen Rechnungsbeleg hochladen) mit anderen ebenfalls notwendigen Aufgaben (eine Rechnung bezahlen) verknüpft werden.
Das Rechnungsschreiben ist über „Unternehmen Online“ nicht möglich, wer dafür nicht Word oder Excel verwenden möchte, bekommt eine Browserlösung zur Rechnungsschreibung („DATEV Auftragswesen Online“) für 5 € im Monat.
Und was geht beim Thema Steuern noch so ohne Papier?
Neben der digitalen Buchführung gibt es noch weitere digitale Angebote einer Steuerkanzlei. Der Steuerbescheid wird in Papierform vom Finanzamt an den Steuerberater geschickt und dieser schickt ihn gescannt per Email an seinen Kunden oder lädt ihn in das Datev-Portal hoch. Ein Dokument, das jährlich unterschrieben vom Steuerberater zurückgewünscht wird, ist die sogenannte Zustimmungserklärung. Hier bestätigt der Unternehmer, dass das vom Steuerberater verarbeitete Datenmaterial so passt. Um sich das Papier und den Postweg zu sparen, kann man über Datev die sogenannte „Freizeichnung Online“ nutzen. Des Weiteren ist die Beratung per Videocall eine gute Möglichkeit für den Kommunikationsaustausch.
Bieten viele Steuerberater bereits die Möglichkeit der digitalen Buchführung an?
Leider nein. Einige Steuerberater haben noch nicht auf digitale Bearbeitung umgestellt. Die Programme sind zwar für alle verfügbar, aber die Angestellten der Steuerkanzleien wissen (noch) nicht, wie sie an die unterschiedliche Arbeitsweise herangehen sollen.
Zwei Möglichkeiten sind denkbar:
1. Man animiert seinen Steuerberater, die eigene Buchführung über „Datev Unternehmen Online“ digital zu gestalten und die Möglichkeiten innerhalb von Datev zu nutzen. Aber Achtung: Wenn die Kanzlei ungeübt ist, braucht sie länger für die Bearbeitung. Das sollte sich nicht in der Rechnung widerspiegeln.
2. Optimal ist es, einen Steuerberater zu suchen, der Erfahrung bei der digitalen Buchführung hat, auch wenn er nicht vor Ort ist. Die Digitalisierung macht es möglich: Arbeit von überall.
Verfasst von: Anna Trenka; Geschrieben von Anke Gabcke
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[…] ihr vielleicht schon den spannenden Podcast mit Marco von Geldhelden gehört oder auch zum Thema Buchhaltung die echt informative Folge mit Anna. Wenn ihr sie noch nicht kennt, unbedingt mal […]
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